कर्मचा-याची (राजपत्रित / अराजपत्रित) स्थायी / स्थानापन्न / अस्थाई स्वरुपात नियुक्ती झाल्यानंतर प्रशासकीय विभाग / कार्यालय प्रमुख यांनी त्यांचे सेवा पुस्तक सुरू करून अद्यावत ठेवाचयाचे असते.
* सेवा पुस्तक विहित नमुन्यातच (परिशिष्ट चार) ठेवले पाहिजे.
* सेवापुस्तक दोन प्रतीत ठेवले पाहिजे. मूळ प्रत कार्यालयात राहील व दुय्यम प्रत ही सबंधितांकडे राहील. त्यामध्ये त्यांनी प्रतिवर्षी मूळ सेवा पुस्तकाप्रमाणे कार्यालयाकडून सर्व नोंदी अद्ययावत घेऊन त्या नोंदी साक्षांकित करून द्याव्यात.
* सेवापुस्तक विनामुल्य द्यावयाचे असते.
* सेवापुस्तकाची मूळ प्रत कार्यालय प्रमुखांनी अद्ययावत ठेवावी. प्रतिवर्षी त्यातील नोंदी तपासून बरोबर असल्याची खात्री केल्याचद्दल तसेच वेतन वाढीच्या नोंदीसमोर संबंधितांची स्वाक्षरी विहित ठिकाणी घ्यावी.
* मूळ सेवा पुस्तकातील सर्व नोंदी कार्यालय प्रमुखाने साक्षांकित केल्या पाहिजेत.
* कर्मचा-यांची बदली झाल्यानंतर त्याचे मूळ सेवापुस्तक सर्व नोंदी पूर्ण करुन बदलीच्या
कार्यालयाकडे पाठवावयाचे असते.
सेवा पुस्तकातील नोंदी
• सेवापुस्तकामध्ये सर्व प्रकारच्या तात्पुरत्या आणि स्थानापन्न नियुक्त्या वेतनवाढी, बदल्या.
घेतलेल्या रजा, याबाबतच्या नोंदी नियमितपणे व वेळच्यावेळी केल्या पाहिजेत. • सेवापुस्तकात वरीलप्रमाणे घेतलेल्या नोंदी कार्यालयीन आदेश, वेतन देयके, रजेचा हिशेब, वावरून पडताळल्या गेल्या पाहिजेत.
सेवापुस्तकातील नोंदी कार्यालय प्रमुखाने साक्षांकित केल्या पाहिजेत. कर्मचा-पास मिळालेली बक्षिसे, आगावू वेतनवाढी, अत्युत्कृष्ट कामाचे प्रमाणपत्र, उतीर्ण केलेल्या *
खातेनिहाय परिक्षा, पदोन्नती, चदली, चेतननिश्चीती आणि पदावनती, वेतनवाढ रोखणे, अन्य शिक्षा, सेवेतून काढणे, बडतर्फ करणे, निलंबित करणे, निलंबनानंतर पुनर्स्थापना, सक्तीने निवृत्त, याबाबतच्या पुरेशा स्पष्ट नोंदी केल्या पाहीजेत.
सेवा पुस्तकामध्ये जन्मतारखेची नोंद
* जन्मतारीख कागदोपत्री पुराव्यावरुन पडताळून पहावी व आधारभूत कागदपत्रांचे स्वरूप नमूद
करून तशा आशयाची नोंद घ्यावी.
* जन्मतारीख माहित नसल्यास अनुसरावयाची कार्यपध्ती
जन्माचे वर्ष माहित असल्यास संबंधित वर्षाची १ जुलै.
जन्माचे वर्ष व महिना माहित असल्यास संबंधित महिन्याची १६ तारीख, जन्माचे वर्ष, महिना व तारीख माहित नसल्यास वैद्यकिय प्रमाणपत्रात दर्शविलेले वय.
सेवा पुस्तकात नोंदविलेल्या जन्म तारखेत सुधारणा
(नियम ३८)
• सेवापुस्तकात नोंदविलेली जन्मतारीख सक्षम प्राधिका-याच्या मान्यतेशिवाय सुधारता येत नाही.
• जन्म तारखेत सुधारणा करण्याच्या अर्ज सेवेत प्रवेश केल्याच्या दिनांकापासून ५ वर्षाच्या आत
करणे ही पूर्व शर्त आहे.
(सर्वोच्च न्यायालयाचा निवाडा दिवाणी अपिल क्र. ५०२/१९९३ केंद्र शासन विरुच्द हरनाम सिंग)
* ५ वर्षानंतर अर्ज केला असल्यास तो विचारात घेतला जात नाही.
( शासन निर्णय सामान्य प्रशासन विभाग क्र. जन्म दिनांक १०९५/प्र.क्र. २७/९५/१३ क. दिनांक ३ मार्च १९९८)
जन्म तारखेत सुधारणा करण्यासाठी लागणारे पुरावे-
* जन्म तारीख दुरुस्तीचाबत खालील विविध पुरावे / कागदपत्रे याआधारे अर्ज करता येतो.
१. स्वतःचे आई वडील, पालक, मित्र, नातेवाईक यांचे शपथपत्र.
किंवा विद्यापीट परिक्षेचे प्रमाणपत्र.
३. जन्म पत्रिका.
२. शाळा सोडल्याचे प्रमाणपत्र, माध्यमिक शाळा परिक्षेचे प्रमाणपत्र / मॅट्रिक परिक्षेचे प्रमाणपत्र
४. कुंटुंब विषयक कागदपत्रातील किंवा खाते वहयांमधील नोंद
अ. क्र. १ ते ४ येथिल कागदपत्रे एकमेव पुरावा म्हणून धरले जात नाही. अनुषंगिक पुरोया म्हणून
५. जन्म नोंदवहीत किंवा नामसंस्कार नोंदवहीतील उतारा.
त्यांचा उपयोग होता. *अ. क्र. ५ येथील कागदपत्रांमध्ये कर्मचा-यांचे नांव नोंदविले असल्यास तो मात्र पुरावा म्हणून धरला जातो.
(नियम ३६ खालील सूचना)
जन्मतारखेत दुरुस्तीसाठी अर्ज तपासणी चाबत सूची.
* सेवेत प्रवेश केल्यापासून ५ वर्षाच्या आत अर्ज केला आहे काय? सेवा समाप्तीच्या सुमारास
जन्मतारखेत बदल करण्याचा अर्ज केला नाही ना ?
* जुन्या जन्मतारखेमुळे कर्मचा-यास शासन सेवेत प्रवेश करतांना फायदा झाला आहे काय ?
* नव्या जन्मतारखेचा बोध कसा झाला?
* जुन्या जन्मतारखेची नोंद जन्म-मृत्यु नोंदवहीत आहे काय?
*स्वतःचे आई, पडिल, पालक, मित्र, नातेवाईक यांनी कर्मचा-याच्या जन्मतारखेबाचत शपथपत्र केले आहे काय? त्या शपथ पत्रातील माहिती अनुषंगिक पुरावा म्हणून ग्राहय आहे काय ?
* जन्म तारखेबाचत कोणती प्रमाणपत्रे सादर केली आहेत ? (शाळा सोडल्याचे प्रमाणपत्र / माध्यमिक शालांन्त परिक्षा प्रमाणपत्र / विद्यापीठ प्रमाणपत्र). या प्रमाणपत्रातील माहिती
केलेल्या दाव्याशी व अनुषंगिक पुराव्याशी सुसंगत व ग्राहय आहे का ?
* जन्म-मृत्यु नोंदवहीत जन्माची नोंद असलेल्या पृष्ठाची / उता-याची सादर केलेली प्रत सक्षम प्राधिका-याने साक्षांकित केली आहे काय ?
* उता-यात सबंधित कर्मचा-याचेच नांव नोंदविले आहे याचद्दल खात्रीलायक पुरावा आहे काय ? * जन्म-मृत्यु नोंदवहीतील उतारा-यामध्ये असलेल्या कुटुंब विषयक नोंदी सबंधित कर्मचा-याच्या
कुटुंचाविषयीच असल्याचे स्पष्ट होत आहे का ?
* भावडांच्या जन्म तारखांचावत पुराव्यासहित सक्षम प्राधिका-याने साक्षांकित केलेली प्रमाणपत्रे सादर केली आहेत काय ?
*भावडांच्या जन्मतारखांचा तपशील व सबंधित कर्मचा-याची जन्म तारीख यांचा मेळ बसतों को ? * केवळ सेवेत मुदत वाढीसाठी सेवा समाप्तीच्यावेळी अर्ज केला ही धारणा खोडून काढण्यासाठी कोणता ठोस पुरावा सादर केला आहे? (शासन निर्णय सामान्य प्रशासन क्र. जन्मदिनांक १०९५/प्रक्र. १७/९५/२३ क. दिनांक ३ मार्च १९९८)
