शासकीय कर्मचारी यांना शासन सेवेत रुजु झाल्यावर विहित मुदतीत काही बाबींची पूर्तता करावी लागते, अन्यथा त्याचा त्यांच्या शासकीय सेवेवर परिणाम होतो. त्याचबरोबर शासकीय कर्मचाऱ्यांस शासकीय सेवेत रुजु झाल्यानंतर विविध प्रकारची विहित नमुन्यातील नामनिर्देशन पत्रे (Nomination Forms) कार्यालय प्रमुखाने स्विकृत केलेली कार्यालयास सादर करावी लागतात. तसेच शासकीस कर्मचाऱ्यांस विविध विकल्प (Options), वचनपत्र (Undertaking), शपथपत्र (Affidavit) विहित मुदतीत कार्यालयास सादर करणे आवश्यक आहे. त्यातही कर्मचा-यांच्या पश्चात त्यांच्या कुटुंबास मिळणा-या शासकीय रकमा सुलभतेने मिळण्याकरीता दयावयाच्या विविध नामनिर्देशन पत्रांचे महत्व अनन्यसाधारण आहे. कर्मचा-यांनी कार्यालयास सादर केलेली नामनिर्देशन पत्र फक्त सादर करुन चालत नाहीत तर ती नेहमी अदययावत करणे आवश्यक असते, जसे की विवाहानंतर, अपत्य झाल्यावर किंवा इतर कोणत्याही बाबीमुळे त्याच्या कुटुंबात बदल झाल्यास शासकीय कर्मचा-याने त्याची विविध नामनिर्देशन पत्रे अदययावत केली पाहिजे. परंतु असे निदर्शनास आले आहे की, अधिदान व लेखा कार्यालयातील काही कर्मचारी यांनी आपली काही नामनिर्देशन पत्रे सादर केलेली नाहीत किंवा काहींची ती अदययावत नाहीत, परिणामी काही कर्मचा-यांच्या बाबतीत काही अप्रिय घटनामुळे त्यांच्या कुटुंबियांना विविध शासकीय देय रकमा अदा करताना अडचणी आल्या आहेत /येत आहेत.
१) प्रत्येक कर्मचा-याने सर्वसाधारणपणे खालील प्रमाणेची नामनिर्देशन पत्रे सादर करणे आवश्यक आहेत व त्यांनी खालील प्रमाणेची विविध नामनिर्देशन पत्र सादर केली आहेत याची खात्री करावी.
२) राष्ट्रीय निवृत्ती वेतन योजनेचे (NPS) नामनिर्देशन पत्र हे सेवार्थ प्रणाली किंवा राष्ट्रीय निवृत्ती वेतन प्रणालीत नेहमी अदययावत राहील याची दक्षता संबधित कर्मचाऱ्यांनी घ्यावयाची आहे.
३) वरील नामनिर्देशन पत्रे अद्यावत आहेत । ती कार्यालय प्रमुखाने स्विकृत केली आहेत । ती सेवापुस्तकात चिकटवली आहेत / त्यांची नोंद सेवापुस्तकात घेतली आहे / त्या सर्वांची स्विकृत नामनिर्देशन पत्राची एक प्रत स्वतःकडे ठेवली आहे (cmail / google drive/pendrive/physical) यांची खात्री स्वतः कर्मचाऱ्याने करावयाची आहे.
४) सर्व नामनिर्देशन पत्रे भरुन देताना ती परिपुर्ण असतील याची त्यांनी दक्षता घ्यावयाची आहे.
५) सर्व नामनिर्देशन त्यांच्या कुटुंबात झालेल्या बदलानुसार नेहमी अदययावत राहतील याची सर्व
६) शासकीय कर्मचाऱ्याला सेवानिवृत्तीनंतरचे मिळणारे फायदे विहित वेळेत मिळण्यासाठी त्यांची सेवाकालावधीतील महत्वाच्या बाबीची यादी तपासणी सुची (Check List) स्वरुपात सोबत जोडली आहे. त्याप्रमाणेची सर्व पुर्तता आपल्या सेवापुस्तकात होत असल्याची खात्री प्रत्येक कर्मचा-याने स्वतः जातीने करावयाची आहे.
७) प्रत्येक शासकीय कर्मचाऱ्याने आपल्या दुय्यम सेवापुस्तकात देखिल आवश्यक त्या सर्व नोंदी असल्याची खात्री करावी व दुय्यम सेवापुस्तक देखिल नेहमी अदययावत राहील असे पहावे.
८) जे कर्मचारी स्वतःची नामनिर्देशनपत्रे अदययावत करण्याची कार्यवाही करणार नाहीत त्याबाबत ते
९) अधिक माहितीसाठी सर्व नामनिर्देशन पत्राच्या छायाकिंत प्रती व सॉफ्ट कॉपी सोबत जोडलो आहे
त्याचाही वापर नामनिर्देशन सादर करताना करावयाचा आहे.
सदरच्या सुचना या फक्त मार्गदर्शक स्वरुपात असुन प्रत्येक कर्मचा-याने शासनाने वेळोवेळी सुचित केल्याप्रमाणे आपली सर्व नामनिर्देशन पत्रे व आपले सेवापुस्तक अदययावत करणेबाबत तसेच आवश्यक त्या प्रणालीतही बदल करणेबाबत खबरदारी घ्यावयाची आहे.
१ पहिल्या पानावरील सर्व रकाने भरले आहेत
२ प्रथम नियुक्तीच्या आदेशाची व हजर दिनांकाची नोंद
3 कर्मचाऱ्यांचे निवासस्थानाची अद्ययावत नोंद
४ विवाहनंतर नाव बदलाची नोंद
५ जन्मदिनांक
६ जन्मतारखेची पडताळणी
७ नियतवयोमानानुसार सेवानिवृत्ती दिनांक
८ मागासवर्गीय असल्यास जात वैधता प्रमाणपत्र आहे
९ वैद्यकीय तपासणी नोंद
१० चारित्र्य पडताळणी नोंद
११ स्वग्राम घोषीत केल्याची नोंद
१२ भ.नि.नि. क्र किंवा NPS क्र
१३ गटविमा योजना तपशिल
१३.१ ग.वि.योजना १९८२ चे सभासद आदेशाची नोंद
१३.२ ग.वि.योजना १९८२ चे नामनिर्देशन पत्राची नोंद
१३.३ ग.वि.योजना वर्गणी (०१.०५.१९८२) कपात नोंद
१३.४ ग.वि.योजना वर्गणी (०१.०१.१९९०) कपात नोंद
१३.५. ग.वि. योजना वर्गणी (०१.०१.२००२) कपात नोंद
१३.६ ग.वि.योजना वर्गणी (०१.०१.२०१०) कपात नोंद
१३.७ ग.वि.योजना वर्गणी (०१.०१.२०१६) कपात नोंद
१३.८ पदोन्नतीनंतर वाढीव ग.वि.यो. नोंद (दिनांक व रक्कम)
१४ नामनिर्देशन पत्राची नोंद :-
१. भ.नि.नि
२. गट विमा योजना
३. मृत्यू नि-सेवा उपदान
४. कुटुंब निवृत्ती वेतन
५. NPS
६. अपघात विमा योजना
१५ कुटुंबाचा तपशिल
विवाहानंतर अथवा अन्य काही कारणाने नामनिर्देशन बदलले असल्यास
१६ त्याबाबतची अद्ययावत नोंद
१७ रजेचा हिशोब पूर्ण दिनांक
१८ घरबांधणी अग्रिम
१९ मोटार सायकल अग्रिम
२० संगणक अग्रिम
२१ सेवेत कायम करण्यात आल्याची नोंद
२२ परीविक्षाधीन कालावधी पूर्ण केल्याची नोंद
२३ विभागीय परीक्षा उत्तीर्ण झाल्याची नोंद
२४ पर्यवेक्षिय परिक्षा विहित कालावधीत उत्तीर्ण झाल्याची नोद
२५ संगणक परीक्षा उत्तीर्ण (एमएससीआयटी व इतर) झाल्याची नोंद
२६ मराठी भाषा परीक्षा उत्तीर्ण/सूट बाबतची नोंद
२७ हिंदी भाषा परीक्षा उत्तीर्ण/सूट बाबतची नोंद
२८ कालबध्द पदोन्नती / आश्वासित प्रगती योजना / नियमीत पदोन्नी नाकारल्याची नोंद
२९ म.ना.से. (सुधारित वेतन) नियम १९९६ पर्यंतच्या केलेल्या वेतननिश्चितीचा अ) विकल्प (कार्यालयाने स्विकृत केलेल्या दिनांकाच्या तपशिलासह मुळप्रत)
ब) वेतन निश्चितीचे विवरणपत्र किंवा सेवापुस्तकात घेतलेली वेतननिश्चितीची नोंद क) पाचवा वेतन आयोग वेतन पडताळणी पथकाने वेतननिश्चिती पडताळणी केल्याची नोंद
३० म.ना.से. (सुधारित वेतन) नियम २००६ पर्यंतच्या केलेल्या वेतननिश्चितीचा
अ) विकल्प (कार्यालयाने स्विकृत केलेल्या दिनांकाच्या तपशिलासह मुळप्रत)
ब) वेतन निश्चितीचे विवरणपत्र किंवा सेवापुस्तकात घेतलेली वेतननिश्चितीची नोंद
